CAMPOS, TIPO DE DATOS Y COMO INSERTAR DATOS EN LA ENTRADA EN ACCESS.

¿Qué es un campo? Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social. 

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos (1). Access asigna automáticamente un tipo de datos para el campo, según los datos que se escriban. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo.

Para escribir los datos en la columna Agregar nuevo campo:

1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos; para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la tabla que prefiera del panel de navegación y, después, haga clic en la vista Hoja de datos desde el menú contextual.
2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.
   Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.
3. Escriba los datos en el nuevo campo.
4. ¿Qué es una base de datos?Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. ... Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.
3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.
4. Haga clic en Crear.
   Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una nueva tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo >Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
   Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos. 

¿Qué es un dato?Los datos son aquello que un programa manipula. Sin datos un programa no funcionaría correctamente. Los programas manipulan datos de manera muy diferente según el tipo de dato del que se trate. Es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real o bien un registro de transacciones que por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito.

¿Cómo insertar datos en la entrada?

Si un gran número de registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad o un país o una región, puede ahorrar tiempo si establece un valor predeterminado para el control enlazado a ese campo o al propio campo. Al abrir el formulario o la tabla para crear un nuevo registro, el valor predeterminado aparece en ese control o campo.

En una tabla

1. Abra la tabla en la Vista Diseño.
2. En la parte superior de la vista, seleccione el campo.
3. En la parte inferior de la vista, seleccione la pestaña General .
4. Establezca la propiedad valor predeterminado en el valor que desee.

En un formulario

1. Abra el formulario en la vista diseño o diseño.
2. Haga clic con el botón secundario en el control con el que desea trabajar y, a continuación, haga clic en propiedades.
3. En la pestaña datos , establezca la propiedad valor predeterminado en el valor que desee. 

Usar reglas de validación para limitar los datos

Puede validar los datos de las bases de datos de escritorio de Access a medida que las escribe con las reglas de validación. Puede establecer reglas de validación en la vista de diseño de tabla o en la de hoja de datos de tabla. Hay tres tipos de reglas de reglas de validación en Access:

• Regla de validación de campo    Puede usar una regla de validación de campo para especificar un criterio que todos los valores de campo válidos deben cumplir. No debería tener que especificar el campo actual como parte de la regla a no ser que use el campo en una función. Las restricciones sobre los tipos de caracteres que se escriban en un campo pueden aplicarse más fácilmente con una máscara de entrada. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener una regla de validación que no permita valores del pasado.
• Regla de validación de registro    Puede usar una regla de validación de registros para especificar una condición que todos los registros válidos deben cumplir. Puede comparar valores de distintos campos con una regla de validación de registro. Por ejemplo, un registro con dos campos de fecha puede requerir que los valores de un campo estén siempre delante de los valores del otro campo (por ejemplo, StartDate es antes de EndDate).
• Validación en un formulario    Puede usar la propiedad regla de validación de un control en un formulario para especificar un criterio que todos los valores introducidos en ese control deben cumplir. La propiedad de control Regla de validación funciona como una regla de validación de campo. Normalmente, se usa una regla de validación de formulario en lugar de una regla de validación de campo si se trata de una regla específica del formulario y no de la tabla, sin importar donde se use.